ی با تشریفات مخصوص قانونی.
وفق این ماده سه شرط برای رسمیت داشتن سند رسمی مورد نظر قرار گرفته که آن‌ها را به طور جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم.

1- تنظیم در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد و یا در نزد مأمورین رسمی
وفق این شرط، محل تنظیم سند برای احراز رسمی شدن برخی اسناد موضوعیت دارد. بنابراین، سندی که محل خاصی برای تنظیم آن در نظر گرفته می‌شود مثل اسناد مربوط به معاملات املاک غیر منقول و یا اسناد مربوط به ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت حتما” باید در همان محل خاص یعنی در دفترخانه تنظیم شوند. لذا چنانچه سردفتر هر چند واجد صلاحیت دفتر را به خارج از محل کار برده باشد و در آنجا مبادرت به تنظیم سند نماید، این سند شرط اول از شرایط اساسی رسمیت را ندارد. با این حساب، می‌توان در خصوص سند رسمی محل تنظیم سند را نیز برای برخی اسناد موثر در تشخیص سند دانست. البته، اگر به دلایل قانونی مثل حبس و مرض، امکان حضور امضاکننده سند در دفتر خانه نباشد، طبق مقررات قانونی مندرج در ماده 14 آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 دفتر به رؤیت و امضاء ذی نفع در خارج از دفترخانه می‌تواند برسد و دفتر از رسمیت خارج نمی‌شود. ولی در غیر این موارد، می‌توان از صدر ماده 1287(ق.م)این امر را استنباط کرد که سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده است، باید در همان محل خاص تنظیم شود. مثلا اگر سردفتر ازدواج، ثبت ازدواج را در محل برگزار مراسم جشن عقد تنظیم نماید و یا حسب تقاضای یکی از دوستان سردفتر، سند در باغ و یا منزل شخصی سردفتر و یا دوست وی در یک روز تعطیل تنظیم شود، سند تنظیمی شرط اول از شرایط رسمیت داشتن سند را نخواهد داشت.
مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟ مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، سردفتر مأمور رسمی به حساب می‌آید ممکن است ایراد شود که با توجه به عبارت«یا اینکه در نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد» همچنین در تعریف دیگری از مأمور رسمی آورده‌اند که:«مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صالح برای تنظیم سند تعیین شده است و مدت مأموریت او هم خاتمه نیافته است».
همین که سند در نزد مأمورین رسمی تنظیم شود، شرط اول را خواهد داشت ولی به نظر ما این شق سوم به مواردی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم سند و یا محل دیگر تنظیم یابد. اما در مورد سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده، حتما” باید در همان محل خاص تنظیم شود. دلیل ما این است که اگر قرار باشد تنظیم در همان محل خاص انجام نشود آنچه در صدر ماده 1287(ق.م) آمده لغو خواهد شد. زیرا از نظر اصول تفسیر قانون باید قانون را به گونه‌ای تفسیر نمود که همه عبارات و الفاظ به کار رفته در آن معنا داشته باشند. بنابراین تنها توجیهی که می‌توان برای لزوم قید عبارت صدر(ماده 1287)آورد، این است که بگوییم این عبارت به اسنادی برمی‌گردد که محل خاصی برای تنظیم آن‌ها وجود دارد. شایان گفتن است از نظر مقررات مربوط به سردفتران، چنانچه دفتر در غیر موارد ماده 14 به بیرون از دفتر برده شود، تخلف محسوب شده و چنانچه سوء نیت سردفتر احراز گردد، در آن صورت سند از حجیت و اعتبار ساقط می‌شود و اماره سوءنیت موجب می‌گردد که شخص سردفتر عدم سوء نیت خود را در اخراج دفتر از دفترخانه و در نتیجه اعاده اعتبار دفتر به اثبات رساند ولی اگر سوءنیت وی احراز نشود، دفتر از حجیت ساقط نمی‌شود. ولی ما این رویه اخیر را با استدلال فوق الذکر مخدوش دانسته معتقدیم در چنین موردی نیز دفتر از دلیلیت ساقط می‌گردد. بدیهی است در صورت خروج از رسمیت، دفتر فقط در همان قسمت که به دلیل عدم تنظیم در محل ایراد پیدا کرده، مردود است و کل دفتر از اعتبار ساقط نمی‌گردد. بنابراین، اثر داشتن سوءنیت یا عدم آن فقط در مجازات سردفتر موثر است، ولی در اعتبار دفتر تأثیری ندارد. لذا مندرجات دفتری که به هر دلیل به خارج از دفترخانه برده شده و سندی در آن تنظیم گردد، در همان قسمت، بی‌اعتبار است.

2 – رعایت مقررات ماهوی و شکلی مربوط به تنظیم سند
ماده 1288(ق.م)مهم‌ترین امری که باید در این عنوان رعایت شود، این است که مفاد سند مخالف قوانین نباشد. عدم مخالفت هم به قوانین ماهوی بر‌می‌گردد و هم به قوانین شکلی مربوط به نحوه تنظیم سند.

الف- مفاد سند نباید مخالف قوانین ماهوی باشد. بنابراین، اگر مفاد سندی ناظر به اثبات معامله‌ای باشد که موضوع آن فروش انسان یا تسهیل استفاده نامشروع از جسم آدمی یا فروش عین موقوفه باشد، چنین سندی باطل است. همچنین است چنانچه سندی دال بر اقرار باشد ولی نحوه تقریر آن به گونه‌ای باشد که آنرا معلق گرداند. در اینجا بطلان سند به مفاد و مضمون آن برمی‌گردد نه به شرایط صوری مربوط به تنظیم آن. البته، شرط عدم مخالفت با قانون تنها از شرایط سند رسمی نیست بلکه سند عادی نیز باید چنین شرطی را دارا باشد. می‌توان به مورد عدم مخالفت با قانون، موارد مخالفت با نظم عمومی و اخلاق حسنه را نیز افزود. بنابراین، اگر مفاد سندی مبنی بر تبلیغات تابوت فروشی در تلویزیون باشد، چنین سندی فاقد اعتبار است.
ب-همچنین مقررات قانونی مربوط به شکل سند نیز باید رعایت شده باشد، مواردی که مجال طرح هر گونه ادعای تردید و جعل را منتفی می‌سازد.
این مقررات در ماده 16 به بعد آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و همچنین مواد مختلف قانون ثبت اشاره شده است. با این حال، ماده 1294(ق.م)مقرر می‌دارد«عدم رعایت مقررات مربوط به حق تمبر که به اسناد تعلق می‌گیرد، سند را از رسمیت خارج نمی‌کند».

3–عمل مأمور تنظیم کننده سند در حدود صلاحیت خود

این شرط که به منظور رعایت حال متعاملین و تسهیل انجام و ثبت معاملات در نظر گرفته شده هم ناظر به صلاحیت محلی مأمور است و هم به صلاحیت ذاتی وی. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتا” صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مأمور ذاتا” صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت اسنادواملاک شهرستان سبزوار که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک سبزوار به او واگذار شده محلاً صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان نیشابور را ندارد.

3 – 1 صلاحیت محلی مأمور
مأمور باید در تنظیم سند صلاحیت محلی داشته باشد برای تشخیص صلاحیت محلی مأمور دو امر باید مد‌نظر قرار گیرد.
اول اینکه آیا مأمور در محل دفتر، مأموریت دارد یا خیر. در این رابطه، ماده 2(ق.ث. ا.و.ا)در مورد صلاحیت محلی مأمورین ثبت و سردفتران اسناد رسمی می‌گوید:«مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی‌توانند انجام وظیفه نمایند و اقدامات آن‌ها در خارج از آن محل، اثر قانونی ندارد».
دوم اینکه آیا مال مورد معامله، غیرمنقول است یا منقول. اگر مورد معامله مال منقول یا مربوط به ثبت اسناد باشد، همین که صلاحیت مأمور تأیید شد، سند، رسمی محسوب می‌شود. اما اگر سند مربوط به مال غیرمنقول باشد، باید ملک مورد معامله در حوزه ثبتی محل دفتر نیز واقع شده باشد. اما اگر سر دفتر اسناد رسمی یا مسئول دفتر اسناد رسمی در حوزه خودش سند مربوط به مال منقول را ثبت نماید، هر چند موضوع آن خارج از حوزه او باشد، این سند دارای اعتبار قانونی خواهد بود. زیرا ملاک در اعتبار سند مربوط به مال منقول، تنظیم در حوزه مأموریت است؛ نه در حوزه وقوع مورد معامله و موضوع سند.
ادارات ثبت که متصدی ثبت فیزیکی و اولین ثبت حقوقی و درج مفاهیم ثبت در دفتر املاک هستند، نمی‌توانند نسبت به اموال غیرمنقول واقع در غیر محدوده ثبتی خود عمل نمایند. اما نسبت به انتقال سند در دفترخانه، چنین الزامی وجود ندارد. بنابراین، سردفتر تهران می‌تواند نقل و انتقال ملک غیرمنقول واقع در محدوده غیر محل مأموریت خود را به ثبت رساند که البته برای این کار از اداره ثبت و شهرداری محل استقرار ملک استعلام می‌نمایند. بدیهی است پس از اینکه دفترخانه نقل و انتقال را انجام داد، خلاصه معامله را منحصرا” برای ثبت محل استقرار مال غیرمنقول می‌فرستد و به این واقعه یا به عبارت بهتر، درج مفهوم نقل، لزوما” در این اداره انجام خواهد شد. پس، بر خلاف سه مورد فوق، در مورد اموال غیرمنقول و ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، همین که صلاحیت مأمور تأیید شد، سند رسمی محسوب است.

3-2 صلاحیت ذاتی مأمور
مأمور اداره ثبت باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت ذاتی داشته باشد بنابراین، اگر سرباز در اداره راهنمایی و رانندگی مبادرت به صدور قبض جریمه نماید، سند صادره به دلیل فقدان صلاحیت ذاتی مأمور، فاقد اعتبار قانونی است. همچنین اگر سردفتر اسناد مربوط به ازدواج و طلاق مبادرت به تنظیم سند مربوط به املاک نماید، سند مزبور فاقد عنوان رسمی است، یا اگر مأمور ثبت احوال مبادرت به صدور سند ازدواج و طلاق نماید، باز سند مزبور به دلیل فقدان صلاحیت، عنوان سند رسمی را ندارد. باید متذکر شد چنین سندی در صورتی که مقررات مربوط به ماده 1293(ق.م)را داشته باشد، نوعی سند عادی محسوب می‌گردد. این ماده مقرر می‌دارد«هر گاه سندی به وسلیه یکی از مأمورین رسمی اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد، عادی است». در این ماده، به نوعی هر گونه قابلیت انتساب به صاحب سند که با امضاء یا مهر ممکن می‌شود را شرط سندیت سند دانسته است و چنانچه ثابت شود چنین قابلیت انتسابی به صاحب سند وجود ندارد، نوشته مزبور هیچگونه ارزشی نه در قالب سند رسمی و نه در قالب سند عادی را نخواهد داشت.
تشخیص صلاحیت ذاتی و محلی مأمور معمولا” از طریق گواهینامه مربوط مأمور است که در محل سردفتر نصب می‌شود.

هـ – تفاوت اسناد رسمی و اسناد عادی
اسناد رسمی دارای امتیازاتی می‌باشند که آن‌ها را از اسناد عادی متمایز می‌کند و باعث افزایش قدرت اثباتی این اسناد می‌شود این تفاوت‌ها و امتیازات عبارتند از:
1-وفق مواد 92و 93(ق.ث.ا.و.ا)برای سند رسمی می‌توان بدون احتیاج به حکمی از محاکم دادگستری از همان دفترخانه تنظیم کننده سند تقاضای صدور اجرائیه نمود در حالی که برای اجرای اسناد عادی، حکم دادگاه لازم است. مثلا اگر اجاره‌نامه عادی تنظیم شده باشد برای تخلیه عین مستاجره در پایان مهلت اجاره و یا التزام به انجام تعهدات مندرج در قرارداد اجاره، باید به دادگاه مراجعه نمود درحالی که قرارداد اجاره به صورت رسمی تنظیم شده باشد، می‌توان با مراجعه به همان دفترخانه تنظیم کننده سند، الزام طرف دیگر به انجام تعهدات قراردادیش را مطالبه نمود. البته باید توجه داشت که دین واحد نمی‌تواند از دو طریق وصول شود هر چند که ابتدائا” مطالبه دین از دو طریق ایرادی ندارد ولی چنانچه از یکی از طرق قانونی دین وصول شود، دیگر نمی‌توان از طریق دیگر اقدام نمود و یا اقدامات انجام گرفته قبلی را ادامه داد.
2-تفاوت دیگر اسناد عادی و اسناد رسمی، در اعتبار آن‌ها نسبت به اشخاص ثالث است. قانونگذار در این‌باره در ماده 1290(ق.م) قاعده کلی عدم اعتبار مفاد و مندرجات سند عادی را نسبت به اشخاص ثالث بیان نموده است. این ماده مقرر می‌دارد:«اسناد رسمی درباره طرفین و وراث و قائم‌مقام قانونی آنان معتبر است و اعتبار آن‌ها نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد». قبلا” قانونگذار در ماده 231 (ق. م) اصل نسبی بودن آثار قراردادها را در مورد عقود و معاملات مطرح نموده و در مواد 1278 و 1290 (ق. م) در خصوص وسیله اثباتی اعمال حقوقی همین قاعده را بیان داشته است. بنابراین، اگر قرارداد فقط نسبت به طرفین و قائم‌مقام قانونی آن‌ها معتبر باشد، باید اسناد و ادله اثباتی آن‌ها نیز نسبت به همان طرفین قابل استناد باشد. در ماده 1305(ق. م)در مورد تاریخ اسناد رسمی تأکید بیشتری به عمل آمده است. این ماده مقرر می‌دارد:«در اسناد رسمی تاریخ تنظیم معتبر است حتی بر علیه اشخاص ثالث ولی در اسناد عادی تاریخ فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آن‌ها داشته و ورثه آن‌ها و کسی که به نفع او وصیت شده معتبر است». تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد پس اگر آقایان«الف» و«ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس«الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند صرفاً به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای«ب» خارج کند.
3- تفاوت سوم اسناد رسمی با اسناد عادی در اعتبار بیشتری است که قانونگذار برای اسناد رسمی قائل شده است از این نظر که ادعای انکار و تردید علیه سند رسمی پذیرفته نمی‌شود.
این در حالی است که علیه سند عادی، هم ادعای انکار و تردید مسموع است و هم ادعای جعل. ماده 70 قانون ثبت مقرر می‌دارد:«سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن‌ها ثابت شود». همچنین در ماده 1292 قانون مدنی آمده است که«در مقابل اسناد رسمی یا اسنادی که اعتبار سند رسمی را دارند انکار و تردید مسموع نیست و طرف می‌تواند ادعای جعلیت نسبت به اسناد مزبور کند یا ثابت نماید که اسناد مزبور به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است». برای مثال اگر«الف» به استناد سند رسمی از آقای«ب» مطالبه وجه کند آقای«ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست و«الف » باز ثابت کند که سند را من امضا زدم بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلماً بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است برای مثال وجه آن را پرداخته است.
اگر مستند ادعای خواهان سند عادی باشد طرف مقابل می‌تواند منکر آن شود اصولاً اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف اظهار انکار مسئولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم«الف» به موجب یک سند عادی از آقای«ب» مطالبه مبلغی می‌کند«ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده از خود سلب مسئولیت کند و در این حالت آقای«الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.

گفتار دوم: اعتبار اسناد مکتوب
روابط حقوقی میان افراد در اجتماع، نشان از وضعیت