امکان‌سنجی و ارزیابی تطبیقی کاربرد فناوری اطلاعات و ارتباطات در فرایند روششناسی
1-1- تعریف مهندسی ارزش
جامعه مهندسی ارزش آمریکا مهندسی ارزش را به عنوان کاربرد سیستماتیک روشهای شناخته شده که عملکرد یک محصول یا خدمات را مشخص نموده، ارزشی پولی برای آن عملکرد تعیین و قابلیت اطمینان از عملکرد را با کمترین هزینه فراهم می کند، معرفی می کند.
1-2- پیشینه مهندسی ارزش
مهندسی ارزش توسط لارنس مایلز عضو شورای مهندسی برق توسعهیافته است. پس از جنگ جهانی دوم، بسیاری از مواد مورداستفاده توسط صنعت دچار کمبود بوده و بهدشواری تهیه می شود. شرکتهایی نظیر جنرال الکتریک مجبور به جستجوی مواد جایگزین شدند. در بسیاری از موارد مواد جایگزین بهخوبی کار میکردند. این یافته ها منجر شد که روسای جنرال الکتریک به این نتیجه برسند که در برخی از موارد، میتوانند بهرهوری را با تعویض مواد بهبود دهند. از آقای مایلز خواسته شد تا بر روی روشهایی کار کند که امکان این تعویض را فراهم مینمود. در سال 1946 او یک فرایند سیستماتیک، مرحله ای، گامبهگام برای یافتن مواد جایگزین، محصولات، اجزا و خدمات ارائه نمود. این فرایند بعدها تحلیل ارزش نامیده شد. جنرال الکتریک موفقیت بزرگی را با بهره گرفتن ازاین رویش به دست آورد. این موفقیت، منجر به توسعه بیش ازپیش مهندسی ارزش در صنایع خصوصی گردید. دولت در استفاده از مزایای تحلیل ارزش بسیار سریع بود. در سال 1954، شرکت کشتیسازی نظامی آمریکا اولین آژانس فدرال برای استفاده ازاین رویش بود. قبل از سال 1961 مهندسی ارزش به صورت رسمی در وزارت دفاع مورداستفاده بود. سایر سازمانهای فدرال، نظیر وزارت داخلی، خدمات پستی، ناسا و سایر ارگانها نیز از این سیستم پیروی نمودند. اگرچه این روش در ابتدا در تولید محصولات مورداستفاده قرار گرفت، اما افراد دریافتند که این روش می تواند در فرایند طراحی و خدمات نیز مؤثر باشد. وزارت دفاع اولین مرکزی بود که برنامهای رسمی برای استفاده از مهندسی ارزش در طراحی و ساخت پروژه های خود اجرا نمود. قبل از سال 1956 سه سرویس ایجادشده و از مهندسان ارزش تمام وقت استفاده نمودند. در ابتدا این روش تحلیل ارزش نامیده میشد. بعدها نامهای دیگری مانند مدیریت ارزش، ارتقا ارزش، کنترل ارزش و خرید ارزش مورداستفاده قرار گرفت. نیروی دریایی آمریکا این نام را به مهندسی ارزش تغییر داد تا بر روی بعد مهندسی آن تأکید داشته باشد. این نام، مهندسی ارزش، به صورت گسترده مورداستفاده قرار میگیرد. باوجود تغییرات صورت گرفته در نام، هدف مهندسی ارزش یکسان باقی مانده است و آن تأمین ابزاری برای کنترل هزینه کل در هر جا در حین تولید محصول یا خدمات بدون تحت تأثیر قرار دادن کیفیت یا قابلیت اطمینان محصول یا خدمات میباشد. حقیقت این است که هزینهها به طورکلی در محصولات و فرایندها غیرقابل اجتناب میباشند. مایلز این گونه نتیجه گرفت که هزینه های غیرضروری ممکن است به دلیل عادات و عقاید، فقدان زمان کافی برای طراحی، نبود اطلاعات، نبود ایدهها، غرور، شرایط موقت، نبود تجربه، عدم موفقیت در استفاده از متخصصان، نبود ارتباطات، معانی متعدد، تمایل به ثبات و یا ترس از دست دادن کارکنان باشند. موضوع یافتن برنامه کاهش هزینه مؤثر بود تا در کشف هزینه های غیرضروری مفید باشد. مهندسی ارزش دارای یک ویژگی دیگر نیز میباشد، که آن را از سایر روشهای کاهش هزینه متمایز می کند. این ویژگی تحلیل کارکرد میباشد. مهندسی ارزش کارکرد را عنوان وسیله شناخت همهچیز درباره محصول تحلیل می کند. به عبارت دیگر، با در نظر گرفتن این موضوع به محصول بهجای شیء باید به صورت کارکرد نگاه کرد، گزینه های دیگری (برای طراحی، مهندسی و تولید) ممکن است به دست آیند که علاوه بر بهبود بهرهوری، هزینهها را کاهش داده و کارکرد را افرایش میدهند. لذا با بهره گرفتن از روش پرسشگر، فرایندها و موادی که پیشنهاد میشوند، میتوانند منجر به کاهش هزینهها شوند. لذا، شناخت کارکرد و ارزش آن تمایز اصلی بین مهندسی ارزش و سایر برنامه های کاهش هزینه میباشد.
1-2-1- تیم کاری مهندسی ارزش
مطالعات مهندسی ارزش بر اساس خدمات تأمین شده توسط گروهی از افراد صورت میگیرد. این گروه تیم کاری نامیده می شود و متشکل از افرادی است که نماینده بخشهای کاری مختلف برای تعریف کامل مسئله و عملکرد آن و رسیدن به راهحلی بهصرفه برای ارزش میباشند. یک تیم با تعادل هماهنگی، رقابت و تحریک مهم ترین عامل برای تحلیل موفق ارزش میباشد. ترکیب تیم باید مختلط و متشکل از بخشهای مختلف باشد. مهم است که افرادی با تجارب کاری یا پیشینههای مختلف در فناوری مرتبط دورهم باشند اما این به معنای در نظر نگرفتن افراد بدون پیشزمینه نیز نیست. ترکیبی از استعدادها برای رسیدن به نقاط مختلف ضروری میباشند. اعضای تیم باید نمایندههای تولیدکننده و مصرف کننده باشند. این موضوع پیشنهاد می کند که انواع مختلفی از گرایشها باید در تیم وجود داشته باشند: طراحی، تولید، عملیات، بازاریابی، خدمات مشتریان، کاربران تجهیزات، طراحان محصول و غیره.
1-2-2- روش کار مهندسی ارزش
در مهندسی ارزش عبارت عملکرد به آن چیزی اطلاق می شود که منجر به فروش یا کارکرد محصول می شود. مصرف کننده، محصول یا خدماتی را میخرد که کارکردهای خاصی را با توجه به هزینهای که مصرف کننده صرف می کند ایفا می کند. درصورتی که آن محصول انتظارات را برآورده نکند عملاً هیچ استفادهای برای خریدار ندارد و هزینه مصرف شده برای آن مهم نیست. به طور مشابه صرف پول بیشتر برای افزایش کارکردی فراتر از موضوع موردنیاز، ارزش آن را برای خریدار افزایش نمیدهد. به دلیل اینکه کاربردی بودن ناکافی غیرقابل قبول بوده و کارکردهای زیاد نیز اسراف است، کارکرد باید بهخوبی تعریف شود. این تنها راهی است که میتوان هزینهها را به خوبی تعریف و طراحی نمود. بنابراین نخستین تلاش در مهندسی ارزش باید به نیازهای مصرف کننده معطوف گردد، یعنی کیفیت عملکرد، یا ویژگیهایی که باید برای مفید بودن محصول در نظر گرفته شوند.
با تعریف کارکرد، میتوان آموخت که چه ویژگیهایی از طراحی واقعاً موردنیاز میباشد. لذا نقش تعریف کارکرد پیچیده نگریستن و ساده دیدن میباشد. لذا شناخت مناسب از کارکرد در پیادهسازی موفق مهندسی ارزش بسیار حائز اهمیت میباشد. ابتدا باید کارکرد بهخوبی تعیین شود تا فرد بتواند راههایی که میتوان به آن رسید را شناسایی نماید. به عنوان مثال نصب یک پلاک بر روی یک دستگاه را در نظر گرفته می شود. بهجای استفاده از پیچاندن پلاک، کارکرد بهتر خواهد بود اگر از برچسبگذاری تجهیزات استفاده کنیم. این کار امکان قرار گرفتن نام بر روی دستگاه را فراهم نموده و نیازی به استفاده از پلاک نیست. از طرف دیگر، در صورت نیاز به پلاک میتوان آن را از طریق جوشکاری یا سیم به دستگاه متصل نمود. دوم اینکه در تعیین کارکرد، فرد یاد چگونگی کاربرد وسیله را مشخص نماید. (کارکرد درب می تواند تأمین دسترسی، تأمین نور یا بستن ورودی باشد که این موضوع به تمایل طراح بستکی دارد) همچنین، کارکرد را میتوان در حداکثر عبارات ممکن تعریف نمود که این کار میتوان منجر به ارتقا بیشتر ارزش شود. هنگامی که کارکرد تعیین شد، ارزش آن باید مشخص گردد.
1-3- گامهای مهندسی ارزش
ساختاریافتگی مهندسی ارزش در برنامه ی کار که از مهم ترین عناصر آن محسوب میگردد جلوهگر می شود. برنامه کار یک فرمول اجرایی است که یک تیم را در طول فرایند کامل مهندسی ارزش از ابتدا تا انتها هدایت می کند. برنامه ی کار از قسمت های بسیار مهم فرایند محسوب می شود. این برنامه با خلق یک ساختار مناسب، تیم را در مطالعه ارزش هدایت می کند. این امر موجب کاربرد تحلیل و خلاقیت در مقاطع مناسب در فرایند می شود و تیم را در کاربرد تحلیل و خلاقیت هدایت می کند. بهمنظور دستیابی به حداکثر منافع از برنامه ی کار، باید دقیقاً آن را اجرا نمود. این موضوع ممکن است در نظر اول یک پارادایم به نظر برسد ولی تعهد دقیق به اجرای برنامه ی کار، نهایت انعطافپذیری در تفکر را به دست خواهد داد. برنامه کار از سه مرحله اصلی تشکیل می شود. مراحل اصلی مطالعه شامل موارد زیر میباشد:
-
- پیش مطالعه
-
- مطالعه اصلی(کارگاه اصلی)
-
- مطالعات تکمیلی
مهم ترین مرحله مطالعه اصلی میباشد که شامل شش فاز اطلاعات، تحلیل کارکرد، خلاقیت، ارزیابی، توسعه و ارائه میباشد که به تشریح هر یک از آن ها پرداخته می شود:
1-3-1- فاز اطلاعات
هدف فاز اطلاعات، کامل کردن مجموعه اطلاعاتی است که در مرحله پیش مطالعه گردآوری شده است. اعضای تیم، کلیه اطلاعات موردنیاز مطالعات ارزش را در یک کارگاه یا جلسه پرسش و پاسخ تکمیل و مبادله مینمایند. همچنین در صورت نیاز تیم از ساخت گاه پروژه بازدید خواهد نمود. در این فاز توافقات لازم برای مصادیق و اهداف بهبود ارزش، هزینه، کارایی و زمان صورت میگیرد و توافقات نهایی در این مورد، بعد از بازنگری نهایی مدون می شود. در انتهای این فاز بر اساس اهداف بهبود، محدوده مطالعات مجدداً بازنگری می شود.
1-3-2- فاز تحلیل کارکرد
شناسایی و تحلیل کارکردهای پروژه، قلب روش شناسی است. این فعالیت، اولین و مهم ترین گامی است که روششناسی ارزش را از سایر روشهای بهینهسازی و حل مسئله متمایز می کند. هدف این فاز، شناسایی محدودههایی از مطالعه است که بیشترین بهبود را در پروژه موجب میشوند. در این فاز نمودار تحلیل کارکرد توسط تیم با هدایت راهبر و تسهیلگر ترسیم می شود و کل کارکردهای پروژه در قالب یک نمودار به تصویر کشیده می شود.
1-3-3- فاز خلاقیت
در این فاز، برای تحقق کارکردهای انتخاب شده، تعداد زیادی ایده پیشنهاد می شود ایدهها با مشارکت فعالانه اعضای تیم، در فضایی به دوراز قیود، عادات، سنن، خواسته ها و تمایلات منفی، محدودیتهای فرضی و معیارهای خاص، پیشنهاد و ارائه میگردند. در طول این فعالیت، هیچ قضاوت یا بحثی میان اعضا صورت نمیگیرد و بررسی کیفی ایدهها در فاز بعد صورت میگیرد.
1-3-4- فاز ارزیابی
هدف از فاز ارزیابی، تجزیه وتحلیل ایده های ارائه شده در فاز خلاقیت و انتخاب ایده های قابل اجرا، برای شرح و بسط بیشتر است. با بهره گرفتن از معیارهای ارزیابی تعیین شده در فاز پیش مطالعه، ایدهها، دستهبندی و وزن دهی میشوند. این فاز شامل گامهای زیر است:
-
- حذف ایده های غیرعملی و غیر مرتبط.
-
- قرار دادن ایده های مشابه در یک دسته و نامگذاری دستهها با عناوین کوتاه و مرتبط.
-
- در نظر گرفتن حداقل یک عضو تیم به عنوان مدافع برای هر ایده در بحثها و ارزیابی تیم.
-
- فهرست کردن مزایا و معایب هر ایده.